Communiqué FLEXICO – COVID-19 à l’attention des clients – Mise à jour du 18 Mars 2020

Comme dans la plupart des entreprises Européennes, les équipes FLEXICO sont mobilisées pour faire face à la crise sans précédent qui sévit en Europe et tout particulièrement en France. La présente communication a pour but de vous faire connaitre la position de notre société, l’organisation mise en place pour gérer cette période compliquée et enfin les dispositions que nous avons prises pour faire face à nos responsabilités.

Début février, sur la base des événements en cours en Chine, nous avons réfléchi aux mesures d’accompagnement de nos clients, de sécurisation de nos approvisionnements ainsi qu’à la préservation de la santé de notre personnel.

Fin février, nos usines françaises se trouvant dans une région considérée comme un foyer infectieux majeur, nous avons renforcé les mesures visant à protéger nos salariés et mis en place les actions barrières de bases tel que la mise à disposition de gel hydroalcoolique, le respect d’une distance de sécurité d’au moins 1 mètre pour les réunions ou la prise des repas à la cantine, et l’interdiction des contacts sociaux habituels tels que les poignées de mains. L’ensemble du management s’est mobilisé pour redoubler de vigilance et faire en sorte que les règles en vigueur soient respectées. Nous avons également procédé à la formation du Comité de Direction à la gestion de crise et constitué officiellement le comité de gestion de crise qui pourrait être déclenché en cas de besoin. Les actions et notre démarche volontariste nous permettent aujourd’hui de n’avoir aucun cas avéré de contamination et d’avoir été en mesure d’assurer nos livraisons dans les conditions habituelles.

Suite aux annonces des mesures impératives par le Président de la République française, aux différents décrets régissant les règles de circulation des personnes, à la fermeture obligatoire des lieux de rencontre quel que soit leur nature (culturel, sportif, familiaux), à la fermeture des commerces non essentiels à la vie quotidienne des français, et enfin aux mesures de confinement sans précèdent ; nous sommes à présent en mesure de vous annoncer que nous avons pris la décision de poursuivre notre activité et d’accompagner nos clients qui auraient pris une décision similaire à la nôtre.

Lundi 16 mars nous avons activé le comité de gestion de crise qui a défini les mesures nécessaires à la continuité de notre activité tout en assurant la sécurité de nos salariés et le respect des consignes gouvernementales. Vous trouverez ci-dessous les principales actions et conséquences de nos décisions :

  • La totalité des commandes du mois de mars en notre possession seront livrées dans les conditions habituelles sauf avis contraire du client
  • Les commandes du mois d’avril en notre possession sont en cours de fabrication et seront en mesure d’être livrées tel qu’exprimées sauf avis contraire du client
  • Le personnel administratif a été équipé de manière à poursuivre sa mission depuis son domicile, ce qui implique pour nos clients que leurs commandes présentes et futures sont traitées en temps réel et que leurs correspondants commerciaux habituels sont disponibles pour répondre à leurs demandes et questions
  • Le circuit de collecte et de traitement des documents papiers est organisé de manière à ce que tout courrier ou fax fassent l’objet d’une prise en compte dans les meilleurs délais (compter 24 heures supplémentaires par rapport à la situation habituelle)
  • La production a été organisée pour minimiser le nombre de collaborateur présent en même temps sur les sites et générer ainsi une réserve pour faire face :
    • à toute augmentation de volume à fabriquer
    • et palier à toute défaillance causée par la contamination d’un collaborateur
  • Nous portons un soin tout particulier à protéger nos salariés par les moyens appropriés à leur travail comme :
    • le port de gants et/ou de masques de protection
    • leur donner le moyen de procéder à la désinfection de leurs mains à tout moment
    • la mise en place de procédures spécifiques à respecter
  • Nous avons pris ce jour la décision d’interdire l’accueil dans nos locaux de toute personne étrangère à l’entreprise, y compris les chauffeurs routiers assurant nos livraisons. Ils devront dorénavant, après avoir garés leur camion aux endroits habituels, rester à l’extérieur du bâtiment et limiter les contacts à la transmission des documents administratifs nécessaires à la prise en compte de la marchandise.
  • Nous sommes en contact permanent avec nos fournisseurs de matières, pour organiser l’approvisionnement nécessaire à nos fabrications et à nos expéditions. A ce jour nous n’avons pas identifié de risques par rapport à nos plans en cours.
  • Nous avons constitué des stocks de matières pour garantir plusieurs semaines de production en tenant compte d’un niveau d’activité égal à celui que nous vivons depuis le début de cette année 2020.
  • Nous avons constitué des stocks sur les produits standards pour répondre aux besoins de nos clients avec une grande réactivité et être en mesure de proposer des alternatives face à de potentielles défaillances de leurs sources d’approvisionnement autre que FLEXICO.

Je pourrais continuer d’énumérer l’ensemble des mesures que nous avons prises, mais l’important c’est que nous avons en place une équipe de gestion de crise pluridisciplinaire et un processus de gestion de cette crise en temps réel. Nous adaptons nos décisions et prenons de nouvelles mesures en fonction de l’évolution de la situation via un point Skype quotidien.

Cher client, cher partenaire, nous avons besoin de vous pour appréhender au mieux vos besoins et faire en sorte que chacun d’entre vous soit servi dans les meilleures conditions et le plus longtemps possible. Nous sommes tous engagés dans un combat que nous devons gagner ensemble et vous pouvez compter sur FLEXICO pour être à vos côtés afin de relever les challenges qui nous attendent. Pour nous aider à vous aider, merci d’anticiper vos besoins et de communiquer à nos équipes commerciales vos contraintes et prévisions de commandes. Cela nous permettra d’adapter nos capacités de production et d’informer suffisamment en avance nos fournisseurs des modifications de nos volumes.

Nous comptons aussi sur nos clients qui seraient malheureusement contraints de procéder à une fermeture temporaire, de nous prévenir de manière à réserver nos capacités à ceux qui en airaient le plus besoin.

L’éthique et la réputation de FLEXICO me permettent également de vous garantir que les tarifs de FLEXICO resteront inchangés tout au long de cette période de crise. Cette épidémie ne sera pas l’aubaine d’une envolée des prix qui ne pourrait qu’être préjudiciable à tout le monde.

Enfin, je vous informe qu’au travers de notre site Internet, nous mettrons à disposition de chacun d’entre vous une mise à jour de l’évolution de notre situation qui vous permettra, chaque fois que vous en éprouverez le besoin, de faire un point sur notre situation. Il va de soi que tout évènement qui remettrait en cause notre capacité à vous accompagner, générerait un nouveau communiqué et une prise de contact directe de chacun des clients dont les commandes ne pourraient être honorées.

Pour le bien de tous respectons les consignes et les mesures d’hygiène, prenez soins de vous et de vos proches.

Christophe RAUDOT
Directeur Général Groupe